Lieferantenwechsel unter GMP: was Kapitel 5 und 7 vor der ersten Bestellung verlangen

Ein Lieferantenwechsel sieht im Einkauf wie eine Konditionenfrage aus. Im Inspektionsbericht steht er später unter einer anderen Überschrift: Lieferantenqualifizierung, Änderungsmanagement, Prüfung der Ausgangsstoffe. Der EU-GMP-Leitfaden kennt das Wort Einkauf kaum, dafür kennt er die Beschaffung als Teil des pharmazeutischen Qualitätssystems.

Dieser Beitrag liest die Stellen, die dabei greifen, am Text: Kapitel 1.4 und Kapitel 5 des Leitfadens in der seit 1. März 2015 geltenden Fassung, Kapitel 7 in der Fassung vom 31. Januar 2013, Art. 46 der Richtlinie 2001/83/EG und Art. 12 der Richtlinie (EU) 2017/1572, dazu ICH Q10 und die US-Parallele in 21 CFR 211.84.

Wo die Beschaffung im Leitfaden steht

Kapitel 1 beschreibt, was ein pharmazeutisches Qualitätssystem sicherstellen muss, und nennt die Beschaffung an zwei Stellen. Nach 1.4 (vi) sind Vorkehrungen zu treffen „for the manufacture, supply and use of the correct starting and packaging materials, the selection and monitoring of suppliers and for verifying that each delivery is from the approved supply chain". Nach 1.4 (vii) müssen Prozesse das Management ausgelagerter Tätigkeiten sichern.

Zwei weitere Punkte derselben Liste tragen den Lieferantenwechsel. 1.4 (xii) verlangt die vorausschauende Bewertung geplanter Änderungen und ihre Genehmigung vor der Umsetzung, „taking into account regulatory notification and approval where required". 1.4 (xiii) verlangt nach der Umsetzung eine Bewertung, ob die Qualitätsziele erreicht wurden und keine unbeabsichtigte Wirkung auf die Produktqualität eingetreten ist.

Die Details stehen in Kapitel 5 unter der Überschrift „Starting materials", Nummern 5.27 bis 5.36. Das Deckblatt der Fassung vom 1. März 2015 nennt den Grund der Änderung: Die Abschnitte 27 bis 30 wurden erweitert, „in order to reflect the legal obligation of manufacturing authorisation holders to ensure that active substances are produced in accordance with GMP", einschließlich der Rückverfolgbarkeit der Lieferkette.

Die Rechtspflicht dahinter steht in Art. 46 Buchst. f der Richtlinie 2001/83/EG. Der Inhaber der Herstellungserlaubnis darf nur Wirkstoffe verwenden, die nach GMP hergestellt und nach GDP vertrieben wurden, und er überprüft das „indem er Audits an den Herstellungs- bzw. Vertriebsstandorten des Herstellers bzw. der Vertreiber der Wirkstoffe vornimmt". Das Audit ist dort kein Soll, sondern der vorgeschriebene Weg der Überprüfung.

Derselbe Buchstabe verlangt für Hilfsstoffe eine formalisierte Risikobewertung, mit der der Hersteller ermittelt, welche gute Herstellungspraxis für den jeweiligen Hilfsstoff angemessen ist. Buchstabe h verpflichtet ihn, die Registrierung der Wirkstoffhersteller, Einführer und Vertreiber zu prüfen, Buchstabe i, Echtheit und Qualität von Wirkstoffen und Hilfsstoffen zu überprüfen.

Was 5.27 bis 5.30 vom Lieferantenstamm verlangen

5.27 fasst die Pflicht in einem Satz: „The selection, qualification, approval and maintenance of suppliers of starting materials, together with their purchase and acceptance, should be documented as part of the pharmaceutical quality system." Die Tiefe der Überwachung richtet sich nach dem Risiko des einzelnen Materials, bemessen an Herkunft, Herstellprozess, Komplexität der Lieferkette und Verwendung im Arzneimittel.

Zwei Nebensätze von 5.27 werden im Alltag übersehen. Die Belege für jede Freigabe eines Lieferanten und Materials sind vorzuhalten, und das beteiligte Personal muss „a current knowledge of the suppliers, the supply chain and the associated risks" haben. Ein Lieferantenstamm, dessen Bewertungen älter sind als die letzte Umstrukturierung beim Lieferanten, erfüllt das zweite Merkmal nicht mehr.

Der letzte Satz von 5.27 legt die Richtung für den Einkauf fest: „Where possible, starting materials should be purchased directly from the manufacturer of the starting material." Wer über einen Händler kauft, braucht einen Grund, der im Qualitätssystem steht, und eine Lieferkette, die bis zum Hersteller dokumentiert ist.

5.28 verlangt, dass die Qualitätsanforderungen mit dem Lieferanten besprochen und vereinbart werden. Herstellung, Prüfung und Kontrolle, Handhabung, Kennzeichnung, Verpackung, Vertrieb, Reklamationen, Rückrufe und Zurückweisung „should be documented in a formal quality agreement or specification". Der Text lässt also beides zu, Quality Agreement oder Spezifikation; welches Instrument angemessen ist, folgt aus der Risikoeinstufung nach 5.27.

Für Wirkstoffe schreibt 5.29 die Audits aus Art. 46 Buchst. f in den Leitfaden. Die Lieferkette ist vom Ausgangsmaterial des Wirkstoffs bis zum Fertigarzneimittel rückverfolgbar zu machen, ihre Risiken sind formal zu bewerten und regelmäßig zu überprüfen. Audits finden bei Herstellern und Vertreibern statt; der Bericht „should fully reflect what was done and seen on the audit with any deficiencies clearly identified".

Folgeaudits laufen „at intervals defined by the quality risk management process". Der Leitfaden nennt keinen Turnus; er verlangt, dass der Turnus aus der Risikobewertung folgt und begründet ist. Ein Auditplan, der alle Lieferanten im gleichen Abstand besucht, hat genau diese Begründung nicht.

Für Hilfsstoffe verweist 5.29 auf die Leitlinien 2015/C 95/02 der Kommission vom 19. März 2015. Sie verlangen je Hilfsstoff und Hersteller eine Risikobewertung, die den Stoff etwa als „low risk, medium risk or high risk" einstuft, die Bewertung im Qualitätssystem verankert und die Dokumentation „on site for review by GMP inspectors" vorhält. Für zugelassene Arzneimittel war sie bis 21. März 2016 durchzuführen.

5.30 schließt die Kette am Wareneingang. Jede Lieferung ist auf Unversehrtheit der Behältnisse zu prüfen und auf Übereinstimmung „between the delivery note, the purchase order, the supplier's labels and approved manufacturer and supplier information maintained by the medicinal product manufacturer". Ein Lieferantenwechsel, der im Einkauf beschlossen und im Qualitätssystem nicht nachgezogen wurde, fällt hier auf, wenn die Liste der freigegebenen Hersteller gepflegt ist. Ist sie es nicht, fällt er nicht auf.

Reduziertes Prüfen: warum der Wechsel die Historie zurücksetzt

5.35 stellt die Verantwortung klar: Der Hersteller des Fertigarzneimittels ist für die Prüfung der Ausgangsstoffe nach Zulassungsdossier verantwortlich. Er kann Teil- oder Vollergebnisse des zugelassenen Ausgangsstoffherstellers nutzen, „but must, as a minimum, perform identification testing of each batch according to Annex 8". Die Identitätsprüfung jeder Charge bleibt also in jedem Fall beim Arzneimittelhersteller.

5.36 nennt fünf Bedingungen, unter denen die übrige Prüfung auf den Lieferanten gestützt werden darf. Die Vertriebskontrollen müssen sicherstellen, dass die Prüfergebnisse für das gelieferte Material noch gelten. Die prüfende Stätte muss in risikobasierten Abständen auditiert werden. Das Analysenzertifikat muss von einer benannten Person mit Qualifikation und Erfahrung unterschrieben sein.

Die vierte Bedingung trägt den Kern dieses Beitrags. Der Arzneimittelhersteller braucht „appropriate experience in dealing with the starting material manufacturer (including experience via a supplier) including assessment of batches previously received and the history of compliance before reducing in-house testing". Erfahrung und Historie beziehen sich auf den konkreten Hersteller. Ein neuer Lieferant bringt sie nicht mit, auch wenn der alte sie hatte.

Die fünfte Bedingung läuft weiter, solange reduziert geprüft wird: In risikobasierten Abständen ist eine Vollanalyse durchzuführen und mit dem Zertifikat des Lieferanten zu vergleichen. Zeigt sie eine Abweichung, folgt eine Untersuchung, und „the acceptance of certificates of analysis from the material manufacturer or supplier should be discontinued until these measures are completed".

Für den Lieferantenwechsel heißt das: Beim neuen Lieferanten beginnt die Prüfung im Umfang des Dossiers, und reduziertes Prüfen wird erst wieder möglich, wenn Audit, Zertifikatspraxis und Chargenhistorie für ihn vorliegen. Dieselbe Nummer verlangt, dass „any significant change in the manufacturing or testing processes" berücksichtigt wird. Ein Hersteller, der seinen Prozess wechselt, ist für 5.36 (iv) ein Stück weit ein neuer Hersteller.

Die US-Regel läuft parallel. Nach 21 CFR 211.84(d)(2) darf ein Analysenbericht des Lieferanten anstelle eigener Prüfung akzeptiert werden, „provided that at least one specific identity test is conducted on such component by the manufacturer, and provided that the manufacturer establishes the reliability of the supplier's analyses through appropriate validation of the supplier's test results at appropriate intervals". Auch 211.84(b) bemisst den Stichprobenumfang an „the past quality history of the supplier".

Kapitel 7: der Vertrag, bevor etwas ausgelagert wird

Kapitel 7 trägt seit dem 31. Januar 2013 den Titel „Outsourced Activities", weil es laut Deckblatt über Auftragsherstellung und Auftragsanalytik hinaus alle ausgelagerten GMP-Tätigkeiten erfassen soll. Der Grundsatz verlangt, dass jede solche Tätigkeit „appropriately defined, agreed and controlled" ist, und: „There must be a written Contract between the Contract Giver and the Contract Acceptor which clearly establishes the duties of each party."

Die Pflichten des Auftraggebers stehen in 7.4 bis 7.8. Sein Qualitätssystem umfasst die Kontrolle und das Review aller ausgelagerten Tätigkeiten; er ist „ultimately responsible". Vor der Auslagerung bewertet er „the legality, suitability and the competence of the Contract Acceptor". Danach überwacht er die Leistung, bewertet Aufzeichnungen und Ergebnisse und stellt sicher, dass gelieferte Produkte und Materialien nach GMP und Zulassung verarbeitet wurden.

Für den Auftragnehmer gelten 7.9 bis 7.13. Er darf die übertragene Arbeit nicht an Dritte weitergeben „without the Contract Giver's prior evaluation and approval of the arrangements", und er darf keine „unauthorized changes, outside the terms of the Contract" vornehmen, die die Qualität der ausgelagerten Tätigkeit beeinträchtigen könnten. Er muss wissen, dass ausgelagerte Tätigkeiten inspiziert werden können.

7.14 und 7.15 beschreiben den Vertrag selbst. Technische Teile sind von Personen zu erstellen, die die ausgelagerte Tätigkeit und GMP kennen. Der Vertrag soll „clearly who undertakes each step" beschreiben; genannt werden Wissensmanagement, Technologietransfer, Lieferkette, Weitervergabe, „quality and purchasing of materials", Prüfung und Freigabe von Materialien, Produktion und Qualitätskontrollen. Die Beschaffung der Materialien steht damit ausdrücklich im Pflichtinhalt eines Vertrags über ausgelagerte Tätigkeiten.

7.16 und 7.17 sichern den Zugriff. Alle Aufzeichnungen zur ausgelagerten Tätigkeit, auch Rückstellmuster, bleiben beim Auftraggeber oder sind für ihn verfügbar. Der Vertrag muss dem Auftraggeber erlauben, die ausgelagerten Tätigkeiten zu auditieren, „performed by the Contract Acceptor or his mutually agreed subcontractors". Weiter reicht der Wortlaut nicht; andere Unterauftragnehmer kommen nach 7.11 ohne vorherige Bewertung und Zustimmung des Auftraggebers gar nicht in die Kette.

Die Richtlinie (EU) 2017/1572 vom 15. September 2017 richtet dieselbe Anforderung als Rechtsvorschrift an die Mitgliedstaaten; sie regelt die Auftragsherstellung, nicht den Materialeinkauf. Nach Art. 12 Abs. 1 stellen die Mitgliedstaaten sicher, dass für jeden im Auftrag ausgeführten Herstellungs- oder Einfuhrvorgang und jeden damit verbundenen Vorgang ein schriftlicher Vertrag geschlossen wird.

Abs. 3: „Der Auftragnehmer darf keine ihm vom Auftraggeber vertraglich übertragene Arbeit ohne dessen schriftliche Genehmigung an Dritte weitervergeben." Abs. 4 unterwirft ihn den Inspektionen nach Art. 111 der Richtlinie 2001/83/EG.

ICH Q10 fasst dieselbe Logik in Abschnitt 2.7 für Auslagerung und Materialbeschaffung zusammen. Das Qualitätssystem „extends to the control and review of any outsourced activities and quality of purchased materials", das Unternehmen bleibt „ultimately responsible". Vier Elemente: Eignung vor der Auswahl bewerten, Verantwortlichkeiten und Kommunikationswege festlegen und sie für ausgelagerte Tätigkeiten in eine schriftliche Vereinbarung fassen, Leistung und Materialqualität überwachen, und eingehende Materialien darauf prüfen, dass sie „from approved sources using the agreed supply chain" stammen.

Der Lieferantenwechsel als Änderung

Der Leitfaden kennt den Lieferantenwechsel nicht als eigenen Begriff; er zerfällt in drei Vorgänge, die an drei Stellen stehen. Der erste ist die Qualifizierung des neuen Lieferanten nach 5.27 bis 5.29, mit Risikoeinstufung, Audit oder Hilfsstoff-Risikobewertung, Quality Agreement oder Spezifikation, und mit der Aufnahme in die Liste der freigegebenen Hersteller, gegen die der Wareneingang nach 5.30 prüft.

Der zweite ist die Änderung selbst. Nach 1.4 (xii) wird sie vor der Umsetzung bewertet und genehmigt, nach 1.4 (xiii) danach auf ihre Wirkung geprüft. Annex 15 Nr. 11.2 nennt Änderungen an Ausgangsstoffen ausdrücklich unter den Fällen, für die schriftliche Verfahren der Änderungskontrolle bestehen müssen, und 5.25 verlangt die Validierung wesentlicher Änderungen „including any change in equipment or materials, which may affect product quality and/or the reproducibility of the process".

Der dritte Vorgang betrifft das Dossier. Steht der Hersteller des Wirkstoffs oder eines anderen Ausgangsstoffs in den Zulassungsunterlagen, ist sein Wechsel eine Änderung der Zulassung nach der Verordnung (EG) Nr. 1234/2008, und 1.4 (xii) verlangt, dass die behördliche Anzeige oder Genehmigung in die Bewertung einfließt. Welche Kategorie die Änderung hat, hängt vom Einzelfall ab und ist vor dem Wechsel zu klären, nicht nach der ersten Lieferung.

Was in der Praxis reißt, ist die Reihenfolge zwischen den drei Vorgängen und dem kommerziellen Vertrag. Wird der Liefervertrag unterschrieben, bevor Audit und Quality Agreement vorliegen, verhandelt der Einkauf Konditionen für einen Lieferanten, dessen Qualitätsverpflichtungen noch niemand festgelegt hat. Kapitel 7.5 setzt die Bewertung ausdrücklich vor die Auslagerung, und 5.28 setzt die Vereinbarung der Qualitätsanforderungen vor die Lieferung.

Medizinprodukte und IVD: Abschnitt 7.4 und MDR Art. 10 Abs. 9

Für MedTech- und IVD-Hersteller gilt der EU-GMP-Leitfaden nicht. Die Beschaffung steht dort in Abschnitt 7.4 der ISO 13485:2016, der amtlich „Beschaffung" heißt, und in der Verordnung (EU) 2017/745. Deren Art. 10 Abs. 9 Buchst. d zählt zum Qualitätsmanagementsystem „das Ressourcenmanagement, einschließlich der Auswahl und Kontrolle von Zulieferern und Unterauftragnehmern".

In den USA verweist 21 CFR Part 820 seit dem 2. Februar 2026 auf die ISO 13485:2016; der frühere § 820.50 zu Purchasing Controls ist damit durch Abschnitt 7.4 ersetzt. Wer für beide Märkte fertigt, führt die Lieferantenlenkung also nach einer Norm, und der Normtext ist in diesem Beitrag nicht gelesen; die Aussagen hier stützen sich auf die Verordnung und die Klauseltitel.

Eine Suchanfrage, die im September 2026 auf diese Seiten führte, lautete: Welchen Rohmateriallieferanten qualifiziert man am besten für eine neue Fertigungslinie für Medizinprodukte? Die Verordnung gibt darauf keine Rangliste; Art. 10 Abs. 9 Buchst. d verlangt die Auswahl und Kontrolle von Zulieferern und Unterauftragnehmern als Teil des Qualitätsmanagementsystems und nennt kein Kriterium.

Dass sich die Tiefe dieser Kontrolle nach dem Einfluss des Zulieferers auf die Konformität des Produkts richtet, ist nach unserer Lesart die Logik aus 5.27 des GMP-Leitfadens: Aufsicht proportional zum Risiko des Materials.

Für eine neue Linie bedeutet das: Zuerst wird festgelegt, welche Materialien die Sicherheit und Leistung des Produkts bestimmen, dann wird für diese Lieferanten die tiefste Stufe der Qualifizierung gewählt, mit Audit und Qualitätsvereinbarung, und für die übrigen eine begründete flachere Stufe. Der Lieferant mit dem besten Preis oder der kürzesten Lieferzeit ist dabei ein Kandidat wie jeder andere.

Was vor der ersten Bestellung stehen muss

Aus den gelesenen Stellen ergibt sich eine Reihe, die vor der ersten Bestellung beim neuen Lieferanten abgearbeitet sein muss. Erstens die Risikoeinstufung des Materials nach 5.27 und, bei Hilfsstoffen, die formalisierte Risikobewertung nach 2015/C 95/02; aus beidem folgt, ob ein Quality Agreement oder eine Spezifikation reicht und in welchem Abstand auditiert wird.

Zweitens bei Wirkstoffen das Audit an Herstellungs- und Vertriebsstandort nach Art. 46 Buchst. f und 5.29, mit einem Bericht, der zeigt, was gesehen wurde, und mit umgesetzten Maßnahmen zu den Befunden. Drittens die Vereinbarung nach 5.28, ein Quality Agreement oder eine Spezifikation je nach Risikoeinstufung.

Führt der Lieferant zugleich eine GMP-Tätigkeit im Auftrag aus, etwa Prüfung oder Herstellung, kommt der Vertrag nach Kapitel 7 und Art. 12 der Richtlinie (EU) 2017/1572 hinzu, mit Zuordnung jedes Schritts, Verbot der Weitervergabe ohne schriftliche Genehmigung und Auditrecht bei den gemeinsam vereinbarten Unterauftragnehmern.

Viertens die Änderungskontrolle nach 1.4 (xii) und Annex 15 Nr. 11, einschließlich der Frage, ob das Dossier zu ändern ist. Fünftens die Aktualisierung der Liste freigegebener Hersteller und Lieferanten, gegen die der Wareneingang nach 5.30 prüft. Sechstens der Prüfplan: Beim neuen Lieferanten gilt der volle Umfang des Dossiers, bis Audit, Zertifikatspraxis und Chargenhistorie nach 5.36 ein reduziertes Prüfen tragen.

Erst danach ist der Preis dran. Das klingt nach Umkehrung der üblichen Beschaffung, und es ist eine: Der Leitfaden ordnet die Vereinbarung der Qualitätsanforderungen in 5.28 und die Bewertung des Auftragnehmers in 7.5 der Lieferung und der Auslagerung vor. Ein Einkauf, der diese Reihenfolge in seine Prozessbeschreibung übernimmt, macht aus dem Lieferantenwechsel einen dokumentierten Pfad statt eines Befunds.