Wann ist Interim die richtige Form und wann Functional Sourcing, wenn eine regulierte Funktion nicht besetzt ist?
Wir besetzen regulierte Funktionen in drei Formen: Interim für eine Vakanz, Team-Erweiterung neben Ihrem Team und Functional Sourcing für einen ganzen Prozess. Die Verantwortung bleibt dabei immer beim Zulassungsinhaber, und genau das muss der Vertrag abbilden.
Überblick
Warum scheitert die Auslagerung einer regulierten Funktion?
Interim-Besetzung, Team-Erweiterung und Functional Sourcing · ausgelagerte Tätigkeiten nach EU-GMP-Leitfaden Kapitel 7 und GDP-Leitlinien Kapitel 7 · QPPV nach Art. 104 Abs. 3 RL 2001/83/EG · ausgelagerte Prozesse nach MDR Art. 10 Abs. 9 und EN ISO 13485 Abschnitt 4.1.5
Zuletzt aktualisiert: 16. September 2026
Eine unbesetzte regulierte Funktion ist selten ein reines Personalthema. Sie trifft Fristen, Freigaben und Inspektionsbereitschaft gleichzeitig, und über den Erfolg entscheidet die gewählte Form mit.
- Die Verantwortung wird mit ausgelagert geglaubt. Nach Artikel 23 der Richtlinie 2001/83/EG bleibt der Zulassungsinhaber verantwortlich, und Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens weist die Bewertung des Auftragnehmers ausdrücklich dem Auftraggeber zu.
- Die schriftliche Vereinbarung fehlt oder ist zu allgemein. Kapitel 7 verlangt einen Vertrag, der Aufgaben, Zuständigkeiten und Kommunikationswege benennt; ohne diese Abgrenzung wird jede Abweichung zur Zuständigkeitsfrage.
- Die Vertragsform passt nicht zur Arbeitsweise. Wer eine Person fachlich weisungsgebunden im eigenen Team führt, bewegt sich in Deutschland im Anwendungsbereich des AÜG; wer ein abnahmefähiges Ergebnis bestellt, braucht eine andere Konstruktion.
- Der Rückweg ist nicht geplant. Ohne Übergabe, gepflegte Dokumentation und Einarbeitung der Nachfolge entsteht am Ende der Laufzeit genau die Lücke wieder, welche die Besetzung schließen sollte.
Leistungen
Wie wir Sie unterstützen
Functional Sourcing eines Prozesses
Übernahme eines abgegrenzten Prozesses über die Laufzeit hinweg, etwa Änderungsanzeigen, Verlängerungen oder Berichtspflichten, mit vereinbarten Kennzahlen für Termintreue und Qualität.
Vertrag, Qualitätsvereinbarung und Abgrenzung
Aufsetzen der schriftlichen Vereinbarung nach Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens sowie der Lenkung ausgelagerter Prozesse nach EN ISO 13485 Abschnitt 4.1.5 und MDR Artikel 10 Absatz 9.
Übergabe und Rückführung
Geplanter Abschluss statt Abbruch: dokumentierter Stand, Einarbeitung der Nachfolge und Rückführung des Prozesses ins Haus, falls die Besetzung befristet gedacht war.
Wie wir zusammenarbeiten
Worauf es ankommt
Die Frage ist selten, ob eine regulierte Funktion extern gestützt wird, sondern in welcher Form. Drei Formen kommen vor, und sie unterscheiden sich nicht im Preis, sondern in der Zuständigkeit: Interim besetzt eine Position und folgt Ihrer Arbeitsteilung, die Team-Erweiterung stellt Kapazität neben Ihr Team, und Functional Sourcing übernimmt einen abgegrenzten Prozess samt der Ergebnisverantwortung für seine Durchführung.
Was in allen drei Formen gleich bleibt, ist die regulatorische Verantwortung. Artikel 23 der Richtlinie 2001/83/EG lässt sie beim Zulassungsinhaber, Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens weist dem Auftraggeber die Bewertung und Überwachung des Auftragnehmers zu, und ICH E6(R3) hält den Sponsor auch dann in der Pflicht, wenn er Aufgaben überträgt. Ausgelagert wird die Durchführung, nie die Verantwortung.
Die dritte Frage ist die unbequemste und wird am seltensten vor dem Einsatz gestellt: Passt die Vertragsform zur gelebten Praxis? Wer fachlich weisungsgebunden in einem fremden Team arbeitet, bewegt sich in Deutschland im Anwendungsbereich des AÜG, unabhängig davon, was auf dem Vertrag steht. Diese Einordnung gehört an den Anfang, weil sie später nicht mehr im Projekt geklärt wird, sondern in einer Prüfung.
Unser Vorgehen
Unser Vorgehen
Schritt
Ergebnis
Bedarf und Abgrenzung
Beschriebener Umfang mit den Aufgaben, die übergehen, und denen, die im Haus bleiben.
Form und Vertrag
Festgelegte Form von Interim bis Functional Sourcing, mit passender Vertragskonstruktion und schriftlicher Vereinbarung.
Auswahl und Einarbeitung
Benannte Person oder benanntes Team, eingearbeitet in Prozesse, Systeme und die geltenden Verfahrensanweisungen.
Betrieb mit Kennzahlen
Laufender Betrieb mit vereinbarten Kennzahlen für Termintreue, Qualität und Erreichbarkeit.
Audit- und Inspektionsfähigkeit
Nachweisbare Zuständigkeiten, Schulungsnachweise und eine Dokumentenlage, die eine Inspektion trägt.
Übergabe
Dokumentierter Stand, eingearbeitete Nachfolge und ein festgehaltenes Ende der Zuständigkeit.
Typische Stolperfallen
Woran Projekte häufig scheitern
Die Auslagerung wird als Verantwortungsübergang verstanden.
Nach Artikel 23 der Richtlinie 2001/83/EG bleibt der Zulassungsinhaber in der Pflicht, und nach ICH E6(R3) bleibt der Sponsor auch dann verantwortlich, wenn er Aufgaben überträgt.
Die schriftliche Vereinbarung nennt Leistungen, aber keine Zuständigkeiten.
Kapitel 7 des EU-GMP-Leitfadens verlangt die Beschreibung der Aufgaben beider Seiten; fehlt sie, entscheidet im Zweifel niemand über eine Abweichung.
Die eingesetzte Person ist im Alltag weisungsgebunden, der Vertrag beschreibt aber ein Werk.
In Deutschland ist das die Abgrenzungsfrage des AÜG, und sie wird nicht im Projekt geklärt, sondern in einer Prüfung.
Eine benannte Rolle wird besetzt, ohne ihre Voraussetzungen zu prüfen.
Die QPPV muss nach Artikel 104 Absatz 3 der Richtlinie 2001/83/EG in der Union ansässig und tätig sein, die Sachkundige Person braucht die Qualifikation nach Artikel 49.
Das Ende der Laufzeit ist nicht Teil des Auftrags.
Ohne Übergabe und gepflegte Dokumentation kehrt die Lücke zurück, und das Wissen über offene Verpflichtungen geht mit der Person aus dem Haus.
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FAQ
Häufige Fragen
Quellen
- EU-GMP-Leitfaden, Kapitel 7: Ausgelagerte Tätigkeiten
- EU-GMP-Leitfaden, Annex 16: Zertifizierung durch die Sachkundige Person und Chargenfreigabe
- Richtlinie 2001/83/EG, Artikel 23, 49 und 104
- Durchführungsverordnung (EU) Nr. 520/2012
- Leitlinien für die gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln (2013/C 343/01), Kapitel 7
- Verordnung (EU) 2017/745 (MDR), Artikel 10
- EN ISO 13485:2016, Abschnitt 4.1.5
- ICH E6(R3): Guideline for Good Clinical Practice (Step 4 vom 6. Januar 2025)
- Arbeitnehmerüberlassungsgesetz (AÜG), Primärtext
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- EU-GMP-Leitfaden Kapitel 7 (Ausgelagerte Tätigkeiten: Auftraggeber, Auftragnehmer, schriftliche Vereinbarung)
- Richtlinie 2001/83/EG, Artikel 23 (fortlaufende Verantwortung des Zulassungsinhabers)
- Richtlinie 2001/83/EG, Artikel 104 Absatz 3 (QPPV mit Wohnsitz und Tätigkeit in der Union)
- Durchführungsverordnung (EU) Nr. 520/2012 (Pharmakovigilanz-Aufgaben und ihre Delegation)
- GDP-Leitlinien 2013/C 343/01, Kapitel 7 (ausgelagerte Tätigkeiten im Vertrieb)
- EU-GMP-Leitfaden Annex 16 (Zertifizierung durch die Sachkundige Person)
- EU 2017/745 (MDR), Artikel 10 Absatz 9 (Qualitätsmanagementsystem umfasst ausgelagerte Prozesse)
- EN ISO 13485:2016, Abschnitt 4.1.5 (Lenkung ausgelagerter Prozesse)
- ICH E6(R3) (Übertragung von Aufgaben auf einen Auftragnehmer, Verantwortung bleibt beim Sponsor)
- Arbeitnehmerüberlassungsgesetz, AÜG (Abgrenzung von Werk- und Dienstvertrag zur Überlassung in Deutschland)
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